Forum PA 2012 - CAD e gestione documentale: cosa è veramente successo

Buonasera a tutti e iniziamo questa sessione pomeridiana dedichino anti indiretta in lei streaming e su cui innovativi punto it dove si potrebbe seguire
Potete seguirci anche su Twitter o con la stampa FPT Canale due dove potete rivolgervi domande alla dottoressa affine sessione
La dottoressa Mariella Guerci solo a ci presenta oggi pomeriggio cadde gestione documentale che cosa è veramente successo mi presento in altri completamente la sua biografia
Professoressa il Professore ordinario di archivistica e archivistica informatica presso l'Università degli Studi di Roma la Sapienza collabora con le istituzioni competenti nella definizione della normativa sulla gestione e conservazione dei documenti informatici
Dal mille novecentottantanove svolge un'intensa attività internazionale nei Comitati tecnici del Consiglio internazionale degli archivi del Consiglio d'Europa del Comitato cultura dell'Unione europea
Dal due mila tre e componente del gruppo di lavoro un insomma per la definizione degli standard in materia di documenti e archivi in inoltre dirige la rivista archivio e computer dal due mila uno
E ha vinto nel due mila nove il premio internazionale mette lei
Buon lavoro risente no
No
Mi sentite sì Balcani
Allora grazie di essere di essere venuti numerosi sono contenta
Il titolo di questa mia breve presentazione io qua vorrei veramente lasciare un po'di tempo al dibattito alle domande insomma ad approfondire qualche tema che voi ritenete
E voi vi sentite vero perché io sento una grande confusione private che sentite le voci e il titolo mi è stato
Diciamo dettato anzi inviato per e-mail con questo sottotitolo che mi aveva
Un po'preoccupato che cosa è veramente successo e al e potrei dire a saperlo che cosa è veramente successo
Avrei aggiunto anche come titolo che cosa dovrà succedere e e ho pensato
Che non dobbiamo neanche più porci il problema di che cosa dovrebbe succedere perché ormai come vedremo la normativa cioè le regole ci sono sono regole che sono stanno subito una molteplicità di di di verifiche di revisioni quindi noi possiamo dire che oggi abbiamo realmente una normativa generale e una regolamentazione tecnica
Approva di
Resistenza all'innovazione al cambiamento almeno sulla carta naturalmente altra cosa altra cosa tutt'altra cosa eh
Il passaggio alla realtà operativa alle amministrazioni ma anche all'impresa è al al agli enti privati che vogliono realmente
E concretamente in modo sostenibile affrontare il passaggio dal cartaceo dal l'analogico al digitale
Il passaggio e obbligatorio passaggio dal primo gennaio due mila quattordici
Le le
Gialli alcuni decreti vanno in questa direzione ma alcol andranno tutti i provvedimenti in questa direzione dicono che dal primo gennaio due mila quattordici le amministrazioni pubbliche
Innanzitutto dovranno avere gestire formare
Solo archivi digitali allora questo si dice come al solito sono grida manzoniane sono cose possibili tanto per darvi un'idea io partecipo al tavolo dell'Università digitali e coordino
La parte documentale di questo tavolo una settimana fa abbiamo fatto un incontro
Con lei le altre Università e con il Dipartimento della funzione pubblica con i dirigenti e con il MIUR
E quando abbiamo detto noi siamo pronti con il fascicolo digitale dello studente con linee guida operative per le tesi
Dell'informatizzazione delle dissertazione elettroniche incluse le tesi e e dobbiamo dare delle indicazioni per flussi digitali la funzione pubblica ci ha detto sì va bene
Primo gennaio due mila quattordici è un dato indicativo se cominciamo così che già un anno e mezzo prima è solo un dato indicativo noi
Abbiamo protestato nel senso che di Investimenti a questo punto le amministrazioni le in prese
Le strutture devono poterle fare poterli fare pensando che c'è un sistema ormai che parte e non un singolo
Coraggioso capitano coraggioso ce ne sono io ve ne parlerò di alcuni di questi anche perché l'invito che ha avuto la Carlo Motquin
è stato devi essere concreta devi dare indicazioni chiare e concrete
In mezz'ora su questi temi non è facile
Però cercherò cercherò di organizzato un intervento in due punti in due parti una prima parte Bre beve su
Indicazioni precise specifiche su quali sono i punti chiave dell'anno nuova normativa con un tentativo
Che ho fatto io fatica arco apportare che a conclusione di leggere la normativa a questo punto tutta insieme regole generali ovvero questo poi ne vedremo quali sono e regole tecniche e una seconda parte
Proprio per cercare di di capire insieme discutere se era a che punto siamo e se ci sono dei buoni casi concreti operativi
E di che tipo da cui partire e ancora se ci riusciamo che cosa non dobbiamo fare se vogliamo attivarci
Che cosa dobbiamo assolutamente fare se vogliamo partire concretamente e chi è già partito che cosa ha fatto
Quindi vediamo se io a mezzora riesco a
Ad andare in questa direzione allora possiamo dire che cosa è già successo direi che da un punto di vista generale sicuramente quello che possiamo dire che noi tutti
Impresa il legislatore amministrazioni professionisti abbiamo capito insieme che
I sistemi documentari digitali e non solo non solo una cosa semplice richiedono un investimento complessa di
Organizzazione risorse umane tecnologie usate in modo intelligente Investimenti sicuramente non si fa a costo zero iniziale questo non c'è niente da fare ci vuole qualità e cioè quindi da questo punto di vista noi
Le idee ce l'abbiamo tutti chiari
Sia arrivati quindi alla Q alla consapevolezza condivisa che
è uno snodo impegnativo e
Io qui riporto dei risultati tra virgolette di una interessantissima
La relazione presentata dalle autonomie locali alla un paio d'anni fa
A
Al a una cura la Commissione parlamentare
Dove appunto le gli enti locali regioni province e comuni che con la digitalizzazione si sono misurati veramente in questi anni perché sono le amministrazioni centrali che hanno fatto poco agli enti locali
Nel rapporto con i cittadini hanno dovuto in alcuni casi anche investire
Pur avendo poche risorse e appunto informatizzare le vecchie procedure senza
Prenderle in mano di pensarle
Non ha portato mai e risultati realmente accettabili e comunque le trasformazioni tecnologiche innovazioni meccanismi la firma digitale la marca temporale e tutto quello che si portano appresso queste questi meccanismi
Hanno bisogno di essere accompagnato non sono miracolosi
Non portano di per sé soluzioni anzi qualche volta portano complessità
Non possiamo farne a meno dobbiamo accompagnarle con una serie di
I
Ulteriori
Strumenti procedure policy quali vedremo allora
Su il quadro normativo due mila il codice due norme generali di riferimento Codice dell'amministrazione digitale nelle versioni naturalmente questo i legislatori ci costringe continuamente a attenere
Tenere conto dei cambiamenti l'ultima
L'ultimo cambiamento del Codice di poche settimane fa legato alla normativa sulla semplificazione ne sono sono state introdotte anche alcuni correttivi alcuni suggerimenti interessanti il testo unico sul documento amministrativo in particolare
E la il gli articoli cinquanta settanta sulla gestione informatica dei documenti
Le regole tecniche non sono uscite ma usciranno prestissimo e questione di
Su cui ci sono anche i colleghi DigitPA usciranno
Settimane un paio di mesi
Va bene la Commissione europea diciamo che entro l'estate ce la faremo in autobus Jesus se pensiamo alla ottimisticamente
Diciamo che entro
L'autunno comunque entro l'anno avremo le regole può
E le regole tecniche sono quelle con qualche piccola cambiamento che noi troviamo sul sito dell'Amministrazione vede del di DigitPA quindi possiamo già prenderle per buone
E secondo me sono anche buone detto francamente come sempre il tutto è perfettibile tutto è migliorabile ma sono delle regole che hanno alcuni aspetti importanti
Sono queste ce ne sono varie però insomma le quattro che io ho preso in considerazione ora e che mi sembrano cruciali nel nostro
Nel nostro discorsone l'affrontare e ciò che è stato e ciò che sarà
Il problema dell'identità digitale
Il quindi le firme il problema della validazione temporale quindi riferimenti temporali opponibile a terzi
Perché non c'è mondo digitale che tenga in un settore che ha bisogno di certezze che non abbia
Che non deve no non debba avere a che fare con date certe di chi ha fatto cosa quando
Il problema le regole sulla conservazione
Qualcuno mi diceva entrando ma parlerà anche della conservazione dell'archiviazione della riproduzione sostitutiva come si fa a parlare di SMA dei
Rizzo azione e di amministrazione digitale senza affrontare il tema della conservazione cioè non non c'è nessuno che neanche un privato che
A
Limiti
Molto relativi obblighi relativi nei processi di conservazione che non debba comunque affrontare il nodo della persistenza del digitale
Il una persistenza di avrà vincoli limiti possibilità diverse a seconda del tipo di oggetto che dobbiamo conservare della sua complessità della sua natura e della sua necessaria durata
E il problema del protocollo le regole riprendono le norme sul protocollo le regole che a cui io personalmente avevo anche alla cui stesura avevo partecipato a suo tempo e
E le riprendono correggendo le non snaturata dovrei quindi rimettendo i puntini sulle i sulle cose fondamentali di quelle regole ricco ri ricreando quindi terrà regole normativa generale un quadro unitario
E infine una quarta tipologie un po'una quarta regola proprio tecnica che ha un titolo difficilissimo
Formazione e gestione di documenti informatici documenti informatici delle pubbliche amministrazioni gestione dei fascicoli fa non è il titolo tra virgolette mai i contenuti sono questi dove si tocca con mano e si cerca di definire con chiarezza
Alcuni aspetti tecnici
E
Sia per il pubblico che per il privato quindi queste regole poi hanno una ulteriore complessità che
Sì cercano di applicare
A all'intero panorama diciamo della dei delle strutture che operano nel nostro Paese naturalmente
Con l'altra cosa positiva qui non l'ho scritta ma queste regole tecniche hanno finalmente un unico apparato di supporto hanno un unico glossario
Finalmente sappiamo quando parliamo di documento di che parliamo finalmente sappiamo quando parliamo di fascicolo informatico ora un termine che secondo me il CAD usa male
Ma lo usa alcalde e ce lo dobbiamo per ora temere
Sappiamo che cosa poi vogliamo dire con fascicolo informatico
E voi e non possiamo operando dell'insieme dei documenti di una pratica digitale no il fascicolo informatico nel CAD è una cosa precisa ed è legata a un concetto di trasparenza
Di procedimento amministrativo e così via se parliamo della pratica digitale
Il termine è un altro si chiama aggregazione documentale digitale è un'altra cosa termine difficile i miei colleghi archivisti quando
Si sono accorti che che d'ora in poi quando useranno in certi contesti la parola fascicolo informatico
E intenderanno il fascicolo archivistico digitale devono realizzare un'altra parola ci sono devo dire sentiti male però e questo è
Il mondo con cui abbiamo a che fare almeno un mondo che oggi ha un glossario unico quale glossario il glossario in appendice al alle regole
Più Hill ossari cioè gli articoli uno delle delle due norme generali questo al nostro panorama di definizioni che molti Adele definizioni chiare latte una buona terminologia non è un optional
Una buona terminologia vuol dire avere chiaro il nostro elemento di quando parliamo di firma bene lì le definizioni sono quelle quando parliamo di documento analogico quando parliamo di copia di che parliamo cioè la definizione precisa
Abbiamo altri apparati dello su cui non voglio entrare un punto Mita dati e così via lì abbiamo un tentativo negli allegati è un primo tentativo qui i DigitPA dovrebbe fare di più secondo me
Sul formati
Perché uno delle domande che tornano sempre negli animali che formati dobbiamo usare quando produce creiamo un documento e che formati dobbiamo usare quando lo conserviamo quando creiamo uno un processo di smaterializzazione c'è una un primo una prima appendice che dice alcune cose abbastanza chiare si può fare di più nel senso che si può essere più dettagliate ma insomma non non lamentiamoci appunto
Che cosa dicono in sostanza quindi che cosa è successo su che cosa abbiamo certezza abbiamo prima di tutto la il riconoscimento che documenti non sono
Informazioni ma sono strumenti di certezza e con una definizione precisa di documento io poi qui lo sintetizzata ma insomma ci sono definizioni diverse ma insomma il senso è il documento eh
Non è informazione non è contenuto eh
Rappresentazione a fini di conservazione di durata di persistenza
Per il tempo che serve naturalmente del contenuto di atti anche interni comunque utilizzati nello svolgimento dell'attività
Amministrativa se stiamo parlando di una pubblica amministrazione ma anche dell'attività pratica se stiamo operando di un'impresa di un ente
Di un individuo se vogliamo sostanzialmente
La loro tenuta necessarie per fini informativi e per fini probatori quindi documenti devono avere sia capacità di informare sia capacità di provare di essere usati come testimonianza
In giudizio ma anche all'interno di un procedimento amministrativo
Un altro punto chiave
I sistemi di gestione documentale e lo vedo non possiamo non possa entrare nel merito di questa mia affermazione ma i sistemi di gestione documentale sempre più forniscono garanzie garanzie giuridiche garanzie organizzative sulla sostenibilità spessa del processo di digitalizzazione di smaterializzazione
Se se andate a vedere le norme nel dettaglio vedrete che il protocollo
Viene nelle nuove norme il concetto di protocollo cioè di registrazione certa del documento con data certa
Acquisto con e e anche come sistema in grado di legare il documento con gli altri lo come enti con sistemi di classificazione fascicolazione ma anche con la possibilità di tracciare e di documentare l'integrità di un oggetto presenti
Il protocollo ha un valore sempre crescente
Per esempio banalmente forse atto a molti è sfuggito
Che nelle vecchie regole tecniche sul protocollo c'era una piccola no anzi nel DPR nel DPR quattro quattro cinque c'è una norma molto precisa
Che è stata ribadita nelle nuove regole tecniche che quando un documento è digitale anche interno deve essere
Registrato
Protocollato
Se anche io squadre in missione faccio una relazione la porto in ufficio quella relazione dato che mi archivi saranno solo digitali dovrà essere quella relazione registrata nel sistema classificata
E questo vuol dire perché un dopo né negli elementi dei requisiti obbligatori
Deve avere un'impronta tutti voi sapete cosa un'impronta non chiedetemi di spiegarvi cosa non è pronta
Impronta comunque l'elemento che garantisce l'integrità del documento allora l'impronta dove la metto
La metto nel protocollo il protocollo è un elemento che gestisce indicazioni di chi ha fatto cosa quanto
E col quale comma e mi fornisce anche uno strumento di gestione dell'integrità questo tanto per dirvi come la pecca dentro una pubblica amministrazione deve essere legata al protocollo
Non è che Brunetta masse protocollo anzi ha cercato di farne a meno spingendo sulla posta certificata
Ma si è accorto molto presto che la pecca senza il protocollo in una pubblica amministrazione produce un sacco di documenti
E noi gestisce
Tracciamento integrità automazione persistenza quindi potremo continuare era la finisco qui
Di nuovo
I meccanismi tecnologici di firma io poi spero di riuscire a entrare nel merito di alcune di queste questioni già le tre venti e
Il le policy le procedure responsabilità qualificate sono fondamentali
Ecco vediamo per e qui appunto io odio io riportato alcune
Alcuni punti fermi che secondo me
Sono il risultato di esperienze concrete tradotte nella normativa la nuova normativa stabilisce che ci sono per responsabilità precise attenzione lo prevede pure per il privato introduce la figura di gestore
Nel caso di un'impresa un'impresa che finora faceva come voleva oggi nel processo di smaterializzazione devi indica indizi i indicare un responsabile per la gestione dei documenti è un responsabile per la conservazione dei documenti è una persona sola
Non vuol dire aggiungere o assumere qualcuno vuol dire formare Hui e questo un altro punto chiave di che cosa dovrà succedere noi dobbiamo in diritto individuare delle persone
Dentro le nostre strutture e cosa non facile in anni in cui
No non sfide ridiamo più il nostro personale abbiamo sempre più precari abbiamo sempre meno personale eccetera dovremo fare lo stesso lo sforzo di individuare la persona giusta
Da poter
A cui poter affidare queste responsabilità persone che pagano boia di investire di
Nella propria formazione e e e di investire in una processo complesso assumere responsabilità anche nuove impegnative uno pensa ma chi ha voglia di tre versi queste responsabilità in realtà dentro le amministrazioni persone che hanno voglia di portare avanti progetti innovativi per fortuna ancora ce ne sono io penso che ci saranno
Quali responsabili responsabile per la gestione documentale
Per la conservazione è una sposa abile interno io qui chiede deteriori portato gli articoli precisi delle regolette è chiamato che il discorso non si astratto a queste indicazioni corrispondono detti delle regole precise degli articoli dei commi
Responsabile
C'è anche un po'e previsto un coordinamento si io sono una grande amministrazione un ministero Ministero dei beni culturali
Che altro direzioni generali quattro cento di più duecento istituti periferici tante aree autonome di gestione documentale becco che coordina finora non co ti Nava nessuno non c'era un luogo di coordinamento D
K di un luogo dove andare poi a cercare la condivisione la definizione di Standard e
Da dove partire per future innovazioni oggi obbligatorio un coordinamento delle responsabilità di gestione quindi qualcuno che abbia la capacità la forza l'autorevolezza di mettere insieme le esperienze di tutti
E naturalmente anche in termini di responsabilità per la conservazione e qui ci sono dei punti importanti delle regole tecniche uno per tutti
In alcuni settori quello sanitario si sta cominciando a fare qualcosa accordi di servizio perché
I
Ma chi ha questo responsabile della conservazione abbiamo cominciato a litigare tra archi visti
E informatici lo formo io lo formo io no attenzione lo dobbiamo formare tutte e due e non è una figura è un team di per sé sono eventi dire si può poi ci sarà quello che col cerino acceso ci rimane naturalmente ma proprio per non bruciarsi le dita avrà bisogno di supporti di
Regole di procedure chiave presento io lavoro molto nel settore sanitario quindi negli archivi clinici che sono archivi dove le responsabilità sono molte e dove l'informatizzazione scaricando massicciamente
Su temi delicatissimi con un sacco di problemi di contenzioso allora in molte di queste ASL e occhi che stanno affrontando il tema il problema della condivisione delle responsabilità
Pur a fronte di Ur responsabile è comincia a essere affronta accordi di servizio che in cui si decide quali sono le regole quali sono i controlli quali sono i
I
I problemi che devono essere assolutamente monitorati da qualcuno
No propone noi diciamo mettiamo le regole ma non prevediamo mai chi mettiamo qualche sanzione ogni tanto ma tanto quelle sanzioni non vengono comminate perché nessuno controlla niente allora
Facendo qualche caso uno dei casi anche di eccellenza in questi questi ultimi anni quello della Banca d'Italia la Banca d'Italia ha avviato un grosso progetto ma poi ha fatto
Ha previsto un monitoraggio continuo e affidato a figure interni e specifiche
Non solo il responsabile il il l'il compito di andare a verificare e dopo sei mesi si sono accorti che c'era delle criticità e quindi sono intervenuti perché sono intervenuti per tempo evitando la frammentazione perché c'era qualcuno che monitorava
Va bene
Allora le procedure manuali quando parliamo di policy di procedure di controlli di regole bene deleghi formalizzate tredici questo è previsto dalla norma ciò non possiamo dire tu sei responsabile stima
In che termini su quali attività per quanto tempo con quali flussi e così via tele che formalizzate
Tra l'altro una delle cose su cui stiamo lavorando anche come gruppo UNI
Un insieme al settore Uninform è l'idea di provare a definire dei modelli di queste deleghe
Perché poi le amministrazioni gli enti hanno bisogno di impresa hanno bisogno di
Regolamentazione chiara di di esempi concreti con cui misurarsi
Ecco l'obbligo del rispetto del manuale di conservazione il Manuale per la gestione il ma ERP appunto il conto un contratto di servizio a cui prima so quindi tutta una serie di regole precise su cui non posso dire nulla di più
Ci sono un sacco di questioni aperte questioni che ancora
Questioni non che non siano risolte dalla regolamentazione argomentazione dice puoi fare questo questo questo questo poi se vuoi puoi fare quest'altra ancora allora
Questo questioni aperte vuol dire che ci sono molte soluzioni possibili bisogna scegliere quella che ci sembra più conveniente
è allora su quali questioni noi abbiamo il problema dell'identità digitale abbiamo il problema della data certa quale riferimento opponibile a terzi abbiamo il problema drammatico il vero problema
Del futuro che come si formeranno gli archivi digitali di domani B se non per ora ci affidiamo non farò nomi alle
Alle soluzioni
Di mercato estinte e avviate operativamente all'interno di molte amministrazioni noi non avremo più archivi primo non saremo più capaci di scartare nulla
Secondo perché noi mandiamo in conservazione i documenti come arrivano al protocollo follia assoluta
Permettetemi di dirlo follia assoluta non so non è una soluzione accettabile è una soluzione ridondante e costosa che ci mette apparentemente al sicuro oggi e domani
Quale memoria creeremo delle miscellanea di documenti in ordine cronologico
Dove naturalmente poi nulla sarà
Recuperabile seriamente i sistemi di indicizzazione per recuperare fasulli al massimo numero di protocollo niente di più quindi che cosa che attivi stiamo formando questo è un punto chiave dubbi sogna ragionare molto seriamente sui processi di sedimentazione Bring bisogna mandare in conservazione e fare un piccolo sforzo di creatività
Sedimenta azioni illogiche flussi che possano stare insieme
Secondo con metà dati informazioni sensate rilevanti perché siano indicizzati di questi materiali degli esempi io ce l'ho buoni pochi
Pochissimi però ci sono
Quali discipline per le copie possiamo scrive e le domande che mi sono tanti che fine faranno gli originali analogici
Di buttiamo lì conserviamo in scatoloni fino a quando siamo autorizzata a scartare link si ricordatevi che se i carri cartaceo lo conservate negli scatoloni
La Soprintendenza Archivistica o le Commissioni di sorveglianza non vi daranno mai l'autorizzazione a scartare lì
Venite venite per sempre allora forse l'originale cartaceo andrebbe strutturato definito non dico che bisogna fare la doppia fascicolazione perché nessuno in grado di farlo ma forse dei flussi
Principali individuare delle sette bisogna capire che che archivi forniamo e perché li conserviamo perché ci serve se non c'è a monte questa capacità l'informatizzazione possono produrre uno un grande
Ammasso di bit
Che alla fine saranno ampi non particolarmente allora di nuovo come si gestisce l'ibrido
Come si fa lo scarto eccetera si possono scartare i documenti questa una bella domanda si possono scartare i documenti cartacei digitalizzati a norma
Sarà dopo dibattito
è una domanda complessa
E qua come con come comunichiamo coi cittadini comunichiamo con continuava usare le e-mail siamo sicuri che li meglio il nostro futuro
Ordine del l'e-mail è la nostra condanna futura per tanto per darvi un'idea io vengo da un dieci giorni fa stavo negli Stati Uniti una il più grandi conferenze dire col manager e
E giù e giuristi
Del mondo a me del mondo statunitense bene gli americani hanno deciso di rinunciare alla capacità
Di gestire conservare in modo giuridicamente corretto
Lei nei
Le acquisiscono
Le Celine non è che non le prendo RAI le devono ingoiare essere ingoiano tutte
Tutte e poi applicano e lei ne è il retrospettivamente un sistema su cui stanno investendo una barca di quattrini
Nella forma dei big data della un'altra cosa su cui bisognerebbe riflettere in tanti accanimenti la consulenza su cui bisognerebbe riflettere sempre e comunque
Dove tu investi CUB enormi sul motori di ricerca o simili per recuperare senso
Ha una conservazione di materiali che non sei capace di gestire nel momento in cui sono nate quindi recuperi contesa auguri conto con recupero caporali controllate con forme di ricerca automatica diremo
Il risultato finora
è questo il settanta per cento del recupero assenso il trenta per cento un'arma indistinto e noi non siamo certi che che non in quel trenta per cento non ci siano le cose importanti che avremmo dovuto conservare che Dio ce la mandi buona
Che nessun giudice ci chieda mai quel documento che è stanco il trenta per cento questo ente questo è stato per me traumatizzante però
Loro sono pragmatici hanno un altro tipo di
Di di di attenzione a questi problemi
Naturalmente sulle identità digitali ci sono qua pari possibilità adesso non voglio non posso entrare nel merito project dieci minuti
Ci sono sul problema dei riferimenti temporali ricordatevi ricordati poi scegliete voi e valutate uguale di quale riferimento
Avete bisogno allora avete bisogno di marcare tutti i vostri documenti con marca temporale oppure no
No
Assolutamente no
Nel settore privato forse sì nel settore pubblico sicuramente no perché ci sono perché la segnatura di protocollo eh una riferimento temporale opponibile a terzi come dice il PD il PD è come dice Aldo Bet eh
L'unico strumento di certezza nel tempo e persistenza decida la garanzia della continuità
Legata alla capacità di conservare gli architetti il sistema di gestione documentale
Quindi la posta certificata è un riferimento temporale opponibile a terzi ma per un breve periodo poi dovremo passare a qualcos'altro tra l'altro la pecca è legata al protocollo in una pubblica il problema vero sono i privati
Di i singoli privati che però hanno hanno un un problema più ridotto sia di quantità
Sia di durata nel tempo la pubblica amministrazione deve mettersi su questi temi e cercare di capire qual è la soluzione migliore il Tell ultimo punto
è un punto interessante
La procedura di conservazione dei documenti ogni giorno ogni due giorni
Trento e mando i documenti che ho prodotto
In mano qualcuno anche un mio conservatore
Che con la sua firma digitale marca temporale da una data certa
Naturalmente sono un ospedale non lo potrò fare perché non posso aspettare due giorni per avere la data certa di un documento devo fare e così via la procedura di conservazione per datare i documenti quando non abbiamo meccanismi di tipo diverso
Quando serve in alcuni casi è fondamentale in altri no
Per il privato diventa una procedura di grande rilevanza perché è un modo per evitare di marcare ogni singolo documento e Marche costano
Ci sono regioni che hanno speso milioni di Euro per comprarsi marche temporali senza sapere che avevano un protocollo che era gratis
Sostanzialmente quindi bisogna fare attenzione STU quale
Soprattutto in anni con pochissime risorse i fascicoli qui io vi ho riportato le due definizioni il fascicolo archivistico digitale il fascicolo informatico ai sensi dell'articolo quarantuno del cazzo due cose diverso e
Tanto per dirne insomma ma non posso fermarmi su questo il problema delle copie copie duplicati di che parliamo
Allora è stato molto criticato il concetto di duplicato del caldo non si capisce bene a che serve non sempre effettivamente chiaro ma avere almeno delle idee chiare su che cos'è un po'più un documento quando è un originale in attivo
E e viene mantenuto come tale e quando invece viene modificato nel flusso di bit questo anche importante
Qui io che ho riportato questo articolo ventidue ma non possiamo entrare nel merito di che
Che valore hanno queste copie diciamo subito che
Il problema delle copie è un problema con cui bisognerà misurarsi molto attentamente perché non è un
Non è
Ovvio
Che cosa vuol dire operativamente gestire copie digitali di documenti era logiche cosa vuol dire gestire copie cartacei di documenti digitali per e questo è un altro nodo il cittadino
Potrà a vere solo copia chi quale cittadino me compresa se sarà felice di ricevere documenti importanti in formato digitale ed essere in grado di conservarli
Un documento che io personalmente con i computer un mio marito non ci capisce niente Interfax casino ogni volta dovrò conservare i documenti digitali fondamentali per i prossimi dieci quindici vent'anni
No io voglio un documento cartaceo voglio un documento che ricevo digitalmente dico posso fare una copia cartacea per esempio e devo poter avere una dall'altra
Per un'impresa o una pubblica amministrazione che mi dà delle garanzie il contrassegno elettronico delle dichiarazioni un'attestazione che la pubblica amministrazione
Conserva correttamente in modo recuperabile documenti di cui ho bisogno naturalmente io poi dico queste cose complicate ma nel nel cartaceo non abbiamo nessuna garanzia che la pubblica amministrazione per cui andiamo
Spesso con grandi speranze per richiedere un documento ce l'abbia ancora sia in grado di trovarla sempre più spesso noi riceviamo o come archivi la richiesta di cittadini che ci aiuta aiutateci ad approvare il documento che quell'Amministrazione non trova
Più
E sono documenti di cinque o dieci anni che l'Amministrazione spesso proprio cartaceo e più gravi trova quindi su questo piano
Il
Digitale potrebbe darci soluzioni interessanti quali quali
Va bene quali soluzioni di cosa il problema della conservazione allora
Serve una certificazione per la pubblica amministrazione dei processi di conservazione e serve una procedura di accreditamento dei conservatori per le pubbliche amministrazioni ci sono su questo una serie di di di di di problemi va bene insomma su questo sorvolo allora
Poi pervenire alla conclusione su alcuni punti alcune alcune indicazioni
Sicuramente noi oggi abbiamo abbiamo detto una normativa che funziona
In teoria sulla carta abbiamo anche provato ad applicarle e funziona anche in alcune situazione operative a certe condizioni sicuramente possiamo anche dirlo subito
Funziona se abbiamo un software
Degli applicativi che funzionano
Pensati vecchi software ci aiutano pochissimo
Ci sono ministeri che hanno dei software che non sono in grado di mettere insieme
Hilla possa Elettronica con il protocollo che non sono integrati e quindi come si fa alla fine si stampa si scannerizzata sì voi capite ci sono situazioni
Pazzesche ancora proprio di
Sto infrastrutture dissoluzione applicative minime che non bene non vengono
Non trovano qualità sufficiente e quindi su questo non non c'è dubbio non c'è dubbio che dovremmo avere delle identità digitali quali densità digitali dobbiamo avere tutti la firma digitale
Sicura
O possiamo in alcuni casi come l'INPS INPS ha trovato delle soluzioni di grandissimo interesse creative su come gestire l'identità digitale del cittadino
All'università abbiamo deciso
Per esempio che i verbali d'esame non dice che saranno ormai solo digitali lo prevede anche la nuova normativa
Non saranno più firmati dallo studente firma sono il professore lo studente interviene incerte fasi del procedimento ad getta incerto un certo modo nella procedura e non solo il professore non avrà la firma digitale avrà una firma avanzata
E non una firma digitale quindi avrà abbiamo individuato con il Cineca delle soluzioni leggere non costo osé
Basate su software anche non proprietario per gestire tutta una serie di processi serve un tavolo nazionale di coordinamento tra le amministrazioni non andremo da nessuna parte se non ci coordiniamo
Se non creiamo un tavolo dove le soluzioni operative semplici trovano una forma di certificazione di riconoscimento di validazione di suggerimento anche informale servono linee guida operative semplice sostenibili
Che aiutino che garantiscano le che le scelte che stiamo facendo il
Bisogna aiutare i capitani coraggiosi che stanno provando sperimentando soluzioni ce ne sono tante in giro vale Primo bisogna conoscerle secondo bisogna fare in modo che queste linee guide quest'ipotesi di lavoro siano validate in qualche modo anche se attraverso un tavolo di lavoro o delle forme di pubblicazione best practice e buoni strumenti quali
Quali strumenti
Serve un piano di in
Se bisogna che documenti nascano all'interno di un sistema ordinato servono dei piani di classificazione fatti bene pochissime amministrazioni ce l'hanno fare un buon Piano di classificazione e difficile
Faccio un caso per tutti perché so che stanno combattendo per cambiarlo il Ministero degli Esteri va fatto un Piano di classificazione con nove mila voci
Impossibile applicare impossibile da da gestire l'Agenzia delle entrate ha fatto un Piano di classificazione molto interessante basato sul semplice due livelli funzioni attività
Ma proprio chiamando l'attività con il suo nome gestire formazione gestire il personale cioè per il modo che sia chiaro a tutti quel documento quali flussi appartiene e va bene
Piani di conservazione e soprattutto può avere un po'di esempi evitare la frammentazione
Evitare gli errori evitare l'invio istantaneo dei documenti digitali in conservazione
Evitare soprattutto se abbiamo un buon sistema di usiamo il sistema di gestione documentale ci costa un sacco di soldi gente che ci mette il documento che fa scrive
Scriviamo bene gli oggetti dei documenti per favore e e non trattiamo gli oggetti questi
Elementi cruciali di qualità informativa con
Con la mano sinistra in modo che poi è la fine non troviamo mai niente di questa informazione e vi faccio vedere Pinu per ultimo alcuni
Non sono tutti mi scuso con tutti quelli che non ci sono che sono di qualità sicuramente sono quelli che mi sono venuti in mente per quello che so ce ne sono tantissimi perché esso perché non metterli tutti insieme perché non lavorare insieme
Chi chi sta lavorando il per per rendere possibile io qui non li posso descrivere io sono elencati ma per esempio un progetto della Toscana Inter Progetto bellissimo
è un progetto che ha messo in piedi l'uso massiccio di segnature automatiche di protocollo tra tutti gli enti del territorio le università alle Province
Ormai non si iscrivono più con i media si scambiano nel sistema sardo col sistema del pubblico di connettività
E documenti con le insegnanti oppure e le segnature si accettano perché sono fatte bene perché l'oggetto del documento e scritto da tutti rispettando gli standards questo Standard a un ora andato ero cercare sull'Università di Padova ci sono delle pillole c'è scritto come si fa l'oggetto e come si scrivono le anagrafiche poche stupide regole che fanno la qualità per informazione
La persistenza per esempio come il Comune di Firenze sta trattando il concetto di persistenza della data dei riferimenti temporali
Ottima soluzione tutta documentazione che trovate on line che andate sui siti dell'Amministrazione trovare materiale
Il disciplinare per l'uso della teca del Comune di Torino
E ma ancora del Comune di Torino come tutta la Regione Piemonte come la Regione la Provincia l'università al Politecnico e il Comune stanno pensando di usare la firma digitale e non conservarla
Ma conservare solo ciò che ne rimane fondamentale dentro al sistema di gestione documentale
La Regione Marche sta lavorando su una riduzione di applicazioni verticali
Progetti come quello dell'università digitali trovate tutto on line trovate tra l'altro sul sito dell'Istituto Centrale degli archivi Licar su Ministero dei Beni culturali trovate lì si sta costruendo un appunto
Un luogo dove si mettono tutte queste buone pratiche documenti materia
La Banca d'Italia il ruolo della fascicolazione la Banca d'Italia è potuta partire
In pochissimi giorni tutta la struttura te con un nuovo sistema perché aveva definito
Bene con precisione quali erano i fascicoli da costruire dove i documenti digitali andavano a finire che fascicolata dove eccome
E la Provincia di Trento che sta facendo insieme tra l'altro su un modello anche dell'intera presidenza del consiglio dell'Arma dei carabinieri CEE delle idee che stanno venendo molto interessanti da un da un progetto iniziale
Come mettere in modo unitario gli archivi correnti non tanti archivi correnti ma un unico grande
Area dove si gestiscono i mesi gestiscono possono gestire documenti informali documenti va perché io come deve essere il luogo dove io metto le cose che mi servono oggi e domani alcuni formali altri informali deve essere facile principio degli americani no
Siate semplici siate specifici bene è una accoppiata vincente ma tutt'altro che semplice da coniugare e da soli non ci si riesce e infine sulla flussi sui flussi documentali su flussi procedimentali quantità deve fare cosa una soluzione accentrata
Una soluzione distribuita a tutti i protocolli l'anno tutti gestiscono buono giusto
Ma per essere sano
Bisogna poi gestì controllare avere un responsabile qualcuno che va a rompere le scatole i colleghi che forma che riaggiorna che verifica perché la distribuzione pone se non è governata eh confusione frammentazione perdita di memoria l'ho visto non Sacco di casa comune di Ravenna fatto delle cose interessanti
Cioè e molto interessante queste soluzioni che stanno andando avanti Ministero dell'economia delle finanze Dipartimento delle finanze ma anche l'Agenzia del territorio che sta lavorando su poli archivistici e così via
Il Comune dice chi ha fatto una cosa miracolosa a costi minimi ha identificato centocinquanta procedimenti perché sono gli stessi per tutti i Comuni e per quei centocinquanta procedimenti ha definito
Tutte le tipologie in pdf con
Elementi di Xian Mele per la per perché il cittadino possa trovare i suoi documenti li utilizzi i documenti sono già classificati originari vanno a riempire i fa sci volevano a registrarsi automaticamente qui una vera interessi può fare pochi soldi un anno di lavoro le condizioni quali sono
Due dirigenti che vanno d'accordo che non litigano informatica e organizzazione
Un archivista competente e
Una capacità di mettere insieme le persone e farle e e far loro condividere il progetto e il l'utilità di questo progetto dare un po'di entusiasmo sulla conservazione ecco poche cose
Ci sono due casi molto interessanti di conservazione veramente esemplari tanto che noi stiamo preparando io come Progetto di ricerca rischiamo portando in giro per il mondo perché e caso esemplare anche per altri Paesi su come si gestisce correttamente la conservazione digitale garantendo tutte queste cose che non vi dico ma che insomma meriterebbero di essere discusse
Il caso della Regione Toscana è un altro caso esemplare dove si formano archivi dove Symantec conservazione a fine anno quando banalmente i fascicoli chiuso domande conservazione il documento appena arriva ma quando lo chiudo
E e va bene alcune tanto per chiudere
Le criticità ci sono naturalmente servono le cose che abbiamo detto non non entro nel merito la criticità principale avere le persone giuste motivate che ha io non voglia di investire il proprio tempo perché ancora ci credono dopo vent'anni in questo processo e per chiudere veramente quindi le responsabilità e così via
Ecco io credo che per passare dal cartaceo al digitale
Questa frase di Mark Twain che molto bella non si manda via un'abitudine
Buttandola dalla finestra ma occorre farlo scendere le scale un gradino dopo l'altro io credo che anche questa modello degli Archivi nazionali australiani su come questo processo
Abbia bisogno di uno alla cultura ecco io credo che questo sia un po'buon punto d conclusione sintesi del mio tentativo va beh io ho finito
Improprio manca
I prima di passare alle domande in sala ce n'erano due che arrivano da altri per tutte e due del Paese nuovo punto it che chiede ci sono delle limitazioni nell'applicazione del CAD nell'agenzia delle entrate
E seconda domanda la validità del documento digitale stampato non può essere certificata dal timbro digitale allora la prima domanda sulle le dunque l'Agenzia delle entrate non per l'Agenzia l'Agenzia delle entrate ha di definite intervenuta nel cade a
Definito alcune eccezioni per alcune tipologie di DOCUP di documenti per alcune per i documenti di valori fiscale ARPA l'Agenzia delle entrate ha ribadito l'anno una specificità della propria normativa e per la dopo
L'intenzione che ha valore fiscale quindi è una normativa anche complessa e uscita anche recentemente un dato interessante dell'Agenzia delle entrate che loro hanno chiesto nelle regole poi qui ci sono i colleghi di DigitPA che sanno meglio di me hanno chiesto
Che nelle regole sul protocollo ventuno venisse introdotta una regola che a me è sembrata molto interessante anche se so che i miei colleghi archivisti hanno combattuto il principio invece a me sembra già note pay che pensato ed è possibile questo di voi per creare aree organizzativo omogenei virtuali con proprio un protocollo che non è necessariamente legato una struttura organizzativa Malthus flusso tipo di
Di documenti perché volevano appunto gestire tutto il problema delle impronte delle fatturazioni elettroniche collegandole un flusso di di gestione che non fosse per forza legato ad una specifica
Struttura e a me sembra interessante perché a noi oggi dobbiamo attaccare alla lettera della norma ad allo spirito della norma che è uno spirito di
Gestione gestire registrare identificare data certa la seconda domanda qual era la seconda era alla validità del documento digit Alen stampato non può essere certificato dal timbro digitale allora certo sul timbro digitale
Non credo che siano ancora uscite le regole tecniche ieri che cos'è questo il timbro che natura questo timbro ci sono una serie di anche complessità per esempio Sudoku mentre molto complesse sono il ci sono delle pagine molto interessanti sull'ultimo numero della rivista Ige ingente
Che vi invito che sta in video on line dovette un numero una parte
Tre quattro articoli tutti dedicati al problema del timbro digitale ed è la sua utilità in alcuni casi della sua complessità in altri se per esempio io voglio fare questa operazione su un documento molto ricco e complesso di contenuti il timbro digitale alla fine occuperebbe quasi una pagina insomma è un abile c'è bisogno di tanti timbri digitali insomma su questo credo che ci sia un gruppo di lavoro che sia
Costruendo una riflessione io continua pensa allora
Il dopo qual è il problema del contrassegno contrassegno di nuovo non può essere un miracolo non può essere un oggetto che di qui all'eternità mi darà le garanzie perché comunque legato alla capacità di qui a qualche anno uno di poter rileggere quel contrassegno di a vere attraverso gli smartphone lo strumento enti lo saprà cinque sei anni se saremo realmente ancora in grado di farlo
La le soluzioni in tela
Io continuo a pensare che le soluzioni immediate siano assolutamente queste ragionevoli per certi tipi di documenti anche se finora per esempio mi è capitato una sola volta e viaggio molto che il in niente il
Le Ferrovie dello Stato usano il timbro digitale contrassegno digitali sul biglietto una sola volta la verifica del mio biglietto è avvenuta attraverso la lettura del timbro digitale tutte le altre volte è bastato banalmente codice
Il codice del la penultima lettere allora abbiamo bisogno del contrassegno
Siamo sicuri sempre e comunque quando abbiamo bisogno del contrassegno quando dobbiamo far possiamo farne a meno e quando propri contrassegno comunque non ci basta quindi di nuovo vedete c'è un problema di criticità di valutazione di capire di
Qual è la forza e la natura dei documenti la funzione documenti che stiamo producendo noi avevamo eravamo viziati
Da che cosa dal fatto che la carta
è un oggetto semplice che e trattato da sé ruoli con strumenti che si sono raffinati e sono semplici sottoscrivo poi non è che la sottoscrizione ci dia la garanzia la sottoscrizione toccherà fare è garantita in fase di perizia e quindi di progetti procedimento di verifica per il settanta per cento quando va bene quindi non è che il fatto che un documento sia sottoscritto
Quando io ricevo un documento da un cittadino caro
Tace vada bene vado a verificare la firma autografa lo prendo per buone mi muovo di conseguenza e se ho dei dubbi oppure se sto tra
Dando delle questioni molto complesse non mi basta la sottoscrizione autografa chiedo altre verifiche e lo stesso nel digitale solo che nel digitale
Non abbiamo la firma autografa abbiamo n meccanismi che ci danno ricchezza
Potenzialità ma che richiedono soluzioni intelligenti richiedono persone che sappiano riflettere il vero problema qual è che noi abbiamo perso negli anni nei decenni
E il il co la capacità di gestire questi processi abbiamo perso il il l'attenzione alla qualità di questi di questi sistemi di queste procedure non sappiamo più gestire i documenti li abbiamo
Abbiamo in di archivi delle pubbliche amministrazioni sono negli ultimi trent'anni ormai spesso ridotti a un ammasso di carte disordinate questo è il è uno dei drammi della nostra della nostra situazione e gli archivi
Digitali dei privati
Oggi sono in condizioni allucinanti sono ormai milioni e milioni di mail
Investite quindi noi siamo di fronte a dei disastri alle spalle e i rischi di disastri nel futuro il legislatore secondo me approvato in questi anni faticosamente con buona volontà
In ultimamente anche con la capacità di mettere insieme intelligenze diverso in discipline diverse trovare dell'est delle ipotesi dissoluzione ma poi la soluzione vera bisogna che era trovino
Le persone che lavorano che sanno bene quali sono i problemi che hanno di fronte
è un invita le intese io rimasi sconvolta
Insieme i miei colleghi no americani australiani vent'anni dodici anni fa sì dodici anni fa organizzava un grande convegno sulla conservazione digitale Urbino dove insegnava
E il amministratore delegato di fine netta
Ci disse signori miei
Io video la qualità che voi mi chiedete siete capaci di chiedermi qualità no e allora io vi do le schifezze do nel cassetto e voi ve le tenete le pagate pure due volte perché non siete neanche capaci
Di
Valutarle allora la crudezza di queste affermazioni è rimasta impressa per sempre
Allora per questo noi abbiamo bisogno di gente informata qualificata disponibile a spendersi su questi problemi a muoversi su questi su questi nodi cercando di capire
E e e dall'altra parte inglese che hanno voglia di giocare il loro futuro anche perché sanno investire sulla qualità delle loro soluzione non so se ci sono altre domande se ci sono domande in sala d'altri relazione arrivata anche un altro paio di domande
C'è qualcuno in sala che è uguale
Sì
Non si riesce
Buongiorno sono Anna vita sono dell'ENEA
Ci conosciamo da un paio di anni la domanda che le volevo fare dei relativa alla pecca
Cioè noi adesso riceviamo Peck le trasferiamo sul nostro sistema di protocollo le protocolliamo
E poi fate bene facciamola bene ma poi dobbiamo mantenere una conservazione di questi tempi che allora
Tanta confusione Rizzi allora secolo molte ci sono ormai delle soluzioni anche applicative molto interessanti il problema è le mettiamo nel sistema di gestione documentale come
Con quali elementi con quali con le ricevute
Sì con le ricevute allora una
Documento ricevuto per pecche gestito al protocollo con tutte le informazioni rilevanti eh sufficientemente a e più che garantita per tutti i punti di vista e quindi poi il documento diciamola pecco originale che sta nel sistema di posta e durerà quello che deve durare un mese due mesi cinque mesi quello che ci sono delle regole da questo punto di vista la PEC naturalmente il problema è
Io qui l'avevo detto ma non l'ho sottolineato quanto dobbiamo
Quanto quando dobbiamo usare la pecca la tecnica usata solo le generazioni chiarissimo su questo solo quando c'è bisogno di notifica
Non è che noi come Amministrazione dobbiamo spedire tutto per pecca assolti che vuol dire che l'Amministrazione deve tenersi due caselle di posta certificata i posta istituzionale la perché quella istituzionale
E quindi non è che tutto deve passare per pecca e naturalmente però cittadino è autorizzato a spedire cc
Per per la strada è quella della multicanalità nei confronti sia delle altre amministrazioni soprattutto nei confronti del cittadino dell'utente sostanzialmente
Quindi su questo c'è molta naturalmente l'aspetto del problema bisogna presidiare la casella bisogna definire bene quali sono i requisiti come si gestiscono gli allegati è insomma
Stiamo scrivendo delle linee guida come che usciranno a fine anno
Sul Progetto grosso Progetto internazionale con un gruppo italiano che anche ha lavorato su questa lavorando su questo speriamo
Purtroppo il tempo a disposizione di questo che non te finito casomai che vuole fare qualche domanda io rimango anca fuori adesso fai visto che ci sono altre domande anche su Twitter magari la se interessa risponderà successivamente potete
Parla anche voi dare grazie allora arrivederci